Pengertian Tugas Sekretaris

Pengertian Tugas Sekretaris

Pengertian Tugas Sekretaris - Sekretaris yaitu seorang yang pekerjaannya bertugas menolong pimpinan dalam merampungkan pekerjaan kecil-kecil pimpinan. Seperti terima surat masuk, mengatasi janji, mengatasi telepon, dan lain-lain. 

1. Berdasar pada ruangan lingkup pekerjaan sekretaris digolongkan jadi 8 (delapan) yakni : 

a. Tugas-tugas Rutin 

Yakni beberapa pekerjaan yang ditangani sehari-hari tanpa ada perintah. Pekerjaan ini mencakup : 

§ Buka surat. 

§ Terima dikte. 

§ Terima tamu. 

§ Terima telepon. 

§ Menaruh arsip/surat. 

§ Membuat serta buat jadwal aktivitas pimpinan. 

Syarat Menjadi Sekretaris Perusahaan

b. Tugas-tugas Khusus 

Yakni pekerjaan yang diperintahkan segera oleh pimpinan pada sekretaris dengan penyelesaiannya dengan spesial. 

Pekerjaan ini diberi karna ada unsur keyakinan kalau pekerjaan sekretaris dapat menaruh rahasia 

perusahaan. Pekerjaan ini mencakup : 

§ Mengonsep surat kesepakatan hubungan kerja dengan rekanan atau lembaga luar. 

§ Membuat surat rahasia (confidential). 

§ Membuat acara pertemuan usaha. 

§ Pembelian hadiah atau cindera mata. 

§ Dan sebagainya. 

c. Tugas-tugas istimewa 

Yakni pekerjaan yang menyangkut kepentingan pimpinan, diantaranya : 

§ Membenarkan letak atau tempat alat catat pimpinan dan peralatan yang dibutuhkan. 

§ Melakukan tindakan jadi penghubung untuk melanjutkan info pada rekanan. 

§ Mewakili seorang terima sumbangan untuk dana atau kepentingan aktivitas yang lain. 

§ Mengingatkan pimpinan membayar iuran atau asuransi dari satu tubuh atau lembaga. 

§ Mengecek hasil pengumpulan dana atau uang muka dari lembaga yang didapatkan jadi dana kesejahteraan. 

§ Menghadiri rapat-rapat dinas, jadi pendamping pimpinan sepanjang membuat pertemuan usaha. 

§ Membuat kontrol perlengkapan kantor, mana yang butuh diperbaiki serta mana yang tidaklah perlu diperbaiki atau 

menambahkan alat-alat serta fasilitas kantor. 

d. Pekerjaan Sosial 

Pekerjaan sosial, mencakup : 

§ Mengurus Rumah tangga kantor. 

§ Mengatur penyelenggaraan resepsi untuk kantor pimpinan bersama pengurusan undangannya. 

e. Pekerjaan Keuangan 

Umumnya sekretaris mengurus keuangan yang dinamakanpetty kontan (uang cadangan/kas kecil). Pekerjaan keuangan ini diantaranya : 

§ Mengatasi masalah keuangan pimpinan di Bank, umpamanya : penyampaian penyimpanan uang di Bank, penarikan check, 

pengambilan uang dari Bank. 

§ Membayar rekening-rekening, pajak, sumbangan dana atas nama pimpinan. 

§ Menaruh catatan pengeluaran keseharian untuk pimpinan serta penyediaan dana untuk kepentingan keseharian. 

f. Pekerjaan Resepsionis 

Pekerjaan sekretaris jadi resepsionis, yakni : 

1. Terima serta menjawab telepon dan mencatat pesan-pesan lewat telepon. 

2. Terima tamu yang juga akan berjumpa dengan pimpinan. 

3. Mencatat janji-janji untuk pimpinan. 

4. Membuat acara kerja keseharian pimpinan. 

g. Pekerjaan insidental 

Pekerjaan ini adalah pekerjaan yg tidak teratur dikerjakan oleh sekretaris mencakup : 

§ Mempersiapkan agenda rapat, mempersiapkan laporan, mempersiapkan pidato atau pernyataan pimpinan. 

§ Buat rangkuman dari berita-berita serta karangan yang termuat dalam surat berita, majalah, brosur, serta media 

media beda yang ada hubungannya dengan kebutuhan perusahaan. 

§ Mengoreksi beberapa bahan cetakan, contoh : brosur, undangan, formulir, serta daftar yang dikonsep oleh perusahaan. § Mewakili pimpinan dalam beragam resepsi atau pertemuan 

h. Pekerjaan sekretaris dalam Business Meeting (pertemuan usaha) 

Pertemuan usaha (Business Meeting) ini berlangsung saat dua orang atau lebih sama-sama terima serta berikan suatu hal berbentuk info, memerhatikan kembali perkembangan, memecahkan problem serta membuat yang baru. Pekerjaan berikut yang cukup berat serta melelahkan untuk sekretaris untuk mengatur pertemuan-pertemuan itu.